Ontdek handige functies in Teams

april 25, 2019
Lowin Vermeulen

Auteur

Lowin Vermeulen

Medewerkers werken samen om tot gezamenlijke doelen te komen. Technologie kan daarin een doorn in het oog zijn of juist een verademing. Zorg daarom dat u de juiste technologie biedt zodat uw organisatie op volle toeren draait.

SoftwareONE neemt het nieuwe Microsoft Teams onder de loep en geeft tips hoe medewerkers de productiviteit kunnen verhogen. De handig ingebouwde features zorgen dat Microsoft Teams zich evolueert tot één enkel scherm voor al uw applicaties, communicatie en documenten.

Tip 1

Bij een brainstorm-sessie, budgetplanning of business strategie gaan er vaak meerdere e-mails met bijlagen heen en weer. Een overvolle mailbox is het gevolg. Daarbij bent u ook al snel het overzicht kwijt. In Microsoft Teams kunnen meerdere personen tegelijk samenwerken aan hetzelfde document, zodat er maar 1 recente versie bestaat die altijd en overal toegankelijk is.

Teams faciliteert daarmee een nieuwe manier van samenwerken tussen collega’s. Stel dat u een document opstelt en deze wil delen met toestemming om wijzigingen aan te brengen door co-auteurs?

  1. Maak eerst een Team site aan door te klikken op ‘Join or create team’

  1. Ga naar ‘Create Team’

Voeg een Team naam toe en stel regels in bij Privacy status. Hierna kunt u teamleden toevoegen en specifieke gebruiksrechten toekennen. De eigenaar kan nieuwe teamleden toevoegen en de Team site bewerken. Om overzicht bij complexe projecten te bieden is het mogelijk om verschillende sub-mappen aan te maken.

Waarom overstappen naar Microsoft Teams?

Simpel, het is eenvoudig in gebruik. Een Team site met verschillende sub-projecten is binnen een paar klikken gerealiseerd. Zo heeft u direct een startpunt voor de verzameling aan communicatie en documenten van een specifiek project. Sprekers kunnen samenwerken aan dezelfde Powerpoint presentatie, terwijl marketing materialen gaanderweg worden opgeslagen op het geïntegreerde OneDrive for Business. Ook video vergaderingen en chatgesprekken tussen de teamleden zijn mogelijk binnen de Team site.

De functie co-auteur staat standaard aan. Wat betekent dit? Wanneer u een document opent of upload wordt deze automatisch geopend in Word Online. Op dat ogenblik kunt u tegelijk samenwerken aan hetzelfde document samen met collega’s, onderweg of op kantoor. Het document wordt te allen tijde automatisch opgeslagen.

Raak geïnspireerd door een live demo bij u op kantoor en bespreek de interoperabiliteit van uw huidige systemen. Neem contact met ons op.

 

 

 

Laat een reactie achter