Microsoft Teams VS Whatsapp

augustus 22, 2019
Avatar

Auteur

Semra Kurt

Even een groepsapp aanmaken voor de volgende verjaardag? Voor het plannen van privé ‘projecten’ kiezen we vaak voor communicatie via Whatsapp. De op chat-gebaseerde communicatieoplossing zorgt ervoor dat een groep personen altijd en overal samen kunnen communiceren over een specifiek project waarbij gaandeweg media (documenten, afbeeldingen etc) worden opgeslagen. Ook zakelijk wordt de dienst ingezet voor het vereenvoudigen van de communicatie tussen collega’s. Onderzoek wijst zelfs uit dat meer dan de helft van de medewerkers in Duitsland gebruik maakt van soortgelijke diensten voor zakelijke communicatie. Echter begeven we ons hier wel op glad ijs lettend op databescherming en beveiligingsvoorschriften (!)

Microsoft Teams

Microsoft Teams biedt u de zakelijke variant voor Whatsapp en veel meer. Ten eerste speelt Teams in op de groeiende trend waarin medewerkers volop gebruikmaken van chat-gebaseerde oplossingen voor communicatie. Bijna 70 procent van de werknemers in Duitsland maakt gebruik van Messenger diensten (met voorop: Whatsapp) voor het delen van zakelijke informatie op dagelijkse basis of meerdere keren per week. Ter vergelijking: ‘alleen’ 20 procent maakt gebruik van Facebook Messenger voor het delen van zakelijke informatie. Medewerkers gebruiken hierin de technologie die het gemak dient en denken hier minder aan security & compliance risico’s.

Het is daarom van belang dat u uw organisatie voorziet van de juiste Security & Compliance oplossingen ter bescherming van uw bedrijfsgegevens. Zodat u zich niet druk hoeft te maken om inadequate backup procedures bij een grootschalig datalek. Ook richtlijnen voor uw medewerkers dragen bij aan uw databeleid. Hieronder enkele valkuilen:

  • Het opslaan van data op servers in bijv. de U.S. voldoet niet aan Europese wetgeving.
  • Geen backup voor vertrouwelijke bedrijfsgegevens
  • Geen backup voor email
  • Documentatieplicht (waar staat de data opgeslagen?)
  • Geen zakelijke desktops/tablets
  • Geen ondersteuning voor het delen van documenten
  • Geen integratie met processen en IT-systemen
  • Geen bescherming tegen een datalek

Kan Whatsapp hieraan voldoen? Uiteraard niet. De Messenger dienst biedt alleen een fractie van alle functies die professionele oplossingen als Microsoft Teams te bieden hebben.

Chatten, bellen en video in één

Privé gesprekken met collega’s zijn ook mogelijk in Microsoft Teams. Optionele functies in chat, telefoongesprekken en video-vergaderingen zorgen voor betere samenwerking tussen teamleden, maar dan wel volledig beveiligd: ‘behind closed doors’. Het aanmaken van een Teams is eenvoudig en groeit mee met het project. Naast dat alle documentatie op 1 plek en in 1 versie te vinden is, kunnen ook verschillende taken toegekend worden op een gestructureerde manier. Ook bot programma’s en het Teams developer platform bieden u nieuwe mogelijkheden voor het vereenvoudigen van huidige processen.

Compliance- en beveiliging eisen

Microsoft Teams houdt zich aan de wettelijke archiveringsperiode. Bij eDiscovery wordt elektronische informatie opgevraagd en doorzocht op belastend (of ontlastend) bewijs om te gebruiken in bijvoorbeeld een strafrechtelijke zaak of intern onderzoek. Op het gebied van privacy wordt de inhoud van gesprekken ten alle tijden versleuteld en het authenticatieproces beschermt uw identiteit.

Vereisten

  • Platforms: PC/Mac-System – Android, iPhone & iPad etc.
  • Browsers: Microsoft Edge 12+, Internet Explorer: 11+, Chrome: 51.0+, Firefox: 47.0+
  • Standalone application: 32/ 64-Bit Windows 7+, MacOS 10.10+
  • Mobile clients: Android 4.4 or higher, iOS 10.0 or higher, Windows Phone Windows 10 Mobile

Ook uw beveiliging naar een hoger niveau tillen met Microsoft Teams? Neem contact op met Semra Kurt, Solution Specialist SoftwareONE.

Laat een reactie achter