Hoe krijg je controle over de contracten en de verschillende regels?

oktober 30, 2018
Rikkert van Nispen

Auteur

Rikkert van Nispen

Hoe ingewikkeld is contractbeheer?

Softwarelicenties, overeenkomsten, rapportages en contracten. Bij veel organisatie worden belangrijke documenten verspreid bewaard of opgeslagen. Of het nu gaat om een hard copy of digitaal contract het maakt niet zoveel uit, want net als een papieren versie kan ook een digitaal document in een mapje zitten waar niet iedereen bij kan. Door deze manier van archiveren is er binnen de organisatie geen totaalbeeld van welke contracten er afgesloten zijn, agendering van bijbehorende looptijden ontbreekt en vaak is het onbekend of alle gekochte softwareproducten wel worden gebruikt. Goed contractbeheer is op deze manier eigenlijk niet mogelijk of op zijn minst een hele grote uitdaging.

Alle ballen in de lucht

Inzicht in alle softwareproducten is belangrijk. De verantwoordelijke CPO zal proberen alle ballen in de lucht te houden, maar soms valt er een ongezien op de grond. En vaak wordt dit pas tijdens een audit zichtbaar. Het beantwoorden van vragen als hoeveel bepaalde softwarepakketten gebruikt worden en verzoeken om te controleren of er misschien ongeautoriseerde software in de organisatie gebruikt wordt, kunnen door gebrek aan tijd vaak niet eens beantwoord worden.

Pas zodra contracten, licenties en de daarbij behorende looptijden goed in kaart gebracht zijn, ontstaat er tijd om te beoordelen of bepaalde softwarepakketten binnen de organisatie nog gebruikt worden. Het aantal gebruikers nog klopt en om eventuele, goedkopere, alternatieven te onderzoeken.

Kostenbesparing en controle

Optimale controle op de software assets biedt organisaties kansen om software optimalisatie on-premise en in de cloud te realiseren en waar nodig kostenbesparingen door te voeren. Of zoals Rikkert van Nispen, Sales Manager Public verwoordt: “Software Portfolio Management is flexibel, eenvoudig te koppelen met inkoop, zorgt dat cloud consumptie inzichtelijk is en je kunt sturen op gebruik in de cloud.”

Software Portfolio Management (SPM) zorgt dat u controle over de software assets binnen de organisatie krijgt waardoor softwaregebruik en -kosten voor iedereen transparant en inzichtelijk worden. Ongebruikte softwarepakketten kunnen worden opgezegd en medewerkers krijgen de gelegenheid om trainingen te volgen om de beschikbare software volledig te leren gebruiken.

On-premise en cloud strategie

Met de informatie uit SPM ontstaat er inzicht in compliance, worden kansen gezien en benut waardoor de software levenscyclus, zowel on-premise als in de cloud, optimaal gebruikt kan worden.

SoftwareONE ondersteunt, als onafhankelijke partij, bij het succesvol implementeren van Software Portfolio Management om beter grip te krijgen op software assets, kosten te besparen en mee te denken aan innovatieve oplossingen. Leverancier onafhankelijk. Wel zo transparant.

Meer weten over SPM? Neem dan contact op met Rikkert.VanNispen@softwareone.com

 

Laat een reactie achter