Een toekomstbestendige administratie

november 13, 2019
Sancho Latumahina

Auteur

Sancho Latumahina

Vaak worden bepaalde administratieve activiteiten tot op het laatste moment uitgesteld en ik moet toegeven dat overkomt mij privé ook. Maar met de naderende verhuizing naar ons nieuwe huis begint de tijd te dringen…

Volgens mij heb ik het juiste energiecontract, verzekeringspakket, de internetprovider en wat er allemaal nog meer aan overeenkomsten komt kijken, afgesloten. En ik weet zeker dat ik alle lopende contracten die niet meer relevant zijn, heb opgezegd. Ik heb zelfs over alle ongunstige condities onderhandeld zodat contracten weer passend zijn voor ons gezin. Tenminste, dat denk ik…

Hoe inventariseert u lopende softwarelicenties binnen uw organisatie?

Organisatie hebben veel meer lopende (software-) contracten dan ik met mijn gezin. En met alle licenties die daaraan gekoppeld zijn, is het een stuk ingewikkelder om alle contracten op het vizier te houden. Software licenties hebben vaak verschillende contractvormen (3-jarige contracten, jaarcontracten, cloud abonnementen etc) met weer verschillende afloopdata. Als het contract herzien of na de vervaldatum opgezegd moet worden, heeft dit vaak een fikse boete tot gevolg. Naast dat de licenties niet op orde zijn, vervallen ook bepaalde voordelen waar u recht op heeft gedurende de looptijd van het contract.

Vaak kom je daar als bedrijf pas achter als de software toe is aan een update of als de rekening van de softwareleverancier op tafel ligt. En daardoor geen tijd hebt voor vragen als:

  • Zijn deze contracten voor de toekomst ook noodzakelijk?
  • Kan het afgesproken verbruik niet omlaag of omhoog worden bijgesteld?
  • Zijn er andere (nieuwe) contractvormen?

In een oogopslag duidelijkheid

Met de PyraCloud Renewal Manager heeft uw organisatie duidelijk inzicht in lopende softwarelicenties, onderliggende contracten, afloopdata en software updates. In één oogopslag wordt zichtbaar welke software er binnen uw bedrijf gebruikt wordt. Door uw medewerkers proactief met software updates en verlengingen bezig te laten zijn, worden kosten bespaard door op het juiste moment met softwareleveranciers te onderhandelen over nieuwe licenties, andere contractvormen of verlengingen. Onnodige contracten kunnen tijdig opgezegd worden. Dit zorgt dat bedrijfskosten onder controle blijven en medewerkers met de meest recente software aan de slag kunnen.

De specialisten van SoftwareONE staan 24/7 en 365 dagen per jaar klaar om uw organisatie te adviseren in een structurele oplossing voor het beheren en optimaliseren van uw software contracten met de PyraCloud Renewal Manager zodat ook uw bedrijf een toekomstbestendige administratie heeft.

En ik? Ik ga vanavond mijn administratie voor de zekerheid nog een keer controleren, zodat ik zeker weet dat ik alle onnodige contracten heb opgezegd.

Sancho Latumahina

Laat een reactie achter